المدير وإدارة الموارد البشرية منهج لتعزيز قيمة التطوير الذاتي للأفراد العاملين 

 تحتاج إدارة الموارد البشرية اليوم في ظل التغيرات المتنامية والمتسارعة على كافة الاصعدة , الى التفكير وتقيم القدرات والمهارات , وتحليل نقاط القوة والضعف, وهذه كلها تحديات امام مدير الموارد البشرية . وعليه يحتاج المدير الناجح الى التفكير في القوى البشرية , التي ستعمل معه فهي التي سوف تشاركه في تجاربه وتقيم افكاره المبدئية التي يطرحها عن التغير المطلوب . وتعد ادارة الموارد البشرية اليوم احد اهم عناصر التنمية الاجتماعية والاقتصادية من خلال تفعيل الطاقات البشرية عن طريق التخطيط السليم واستيعاب المتغيرات .

قبل الدخول في تعريف اساسيات تطوير المورد البشري نود التعريف ببعض المصطلحات الاساسية وكالاتي:-

من المنظور التنظيمي الإدارة هي إنجاز أهداف تنظيمية من خلال الأفراد وموارد أخرى. وبتعريف أكثر تفصيلا للإدارة يتضح أنها أيضا إنجاز الأهداف من خلال القيام بالوظائف الإدارية الخمسة الأساسية (التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة).

ما الهدف من تعلّم الإدارة:-
إن الهدف الشخصي من تعلم الإدارة ينقسم إلى شقين هما:-
1. زيادة المهارات .
2. تعزيز قيمة التطوير الذاتي لدى الافراد العاملين .
أهم عناصر نجاح الإدارة :-

التخطيط: هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.
التنظيم: يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.
التوظيف: يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة.
التوجيه: إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة.
الرقابة: الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.

 

مراحل تطوير العنصر البشري عبر التتابع الزمني.

 

المرحلة الاولى اعداد النظام المتكامل :

يستغرق اعداد هذا النظام مدة لا تتجاوز سنة تحدد عناصر الخطة التطويرية فيه بالمراحل التالية :

اولاً : دراسة نوع/طبيعة الإدارة .

 

وفي هذه المرحلة يتم دراسة الاسلوب الحالى المتبع في الادارة وبيان نقاط القوة التي تميزه وكذلك نقاط الضعف التي يجب معالجتها على الفور، كما يتم استعراض أنماط الإدارة العالمية المتبعة للوقوف على بديل مناسب إذا كان ذلك مطلوباً. ويتم ذلك عن طريق اجتماع يضم كافة المستويات الادارية وكافة الأقسام وصولاً الى المدير العام. وفيما يلي الموضوعات التي يتم مناقشتها في الاجتماع:

1. بيان الهدف من الاجتماع وشرح فكرته بعرض عدد من الأنماط الادارية المتبعة.
2. محددات اختيار نمط إداري معين.
3. توصيف النمط الاداري المتبع حالياً.
4. تشخيص نقاط القوة في النمط الحالي.
5. تشخيص نقاط الضعف في النمط الحالي.
6. اقتراح أساليب العلاج.

ثانياً : بناء الهيكل التنظيمي :

 

وهو الأساس لجميع عمليات وأنشطة إدارة الموارد البشرية اللاحقة من:

1. تخطيط الموارد البشرية.
2. وضع كافة نظم العمل : أجور – تدريب – أجازات – تدرج وظيفي ..الخ
3. القيام بعملية الوصف الوظيفي.

وفي هذه المرحلة يبدأ برسم الهيكل التنظيمي الحالى ودراسة ملائمته لمراحل العمل وهل سيكون من المفيد اجراء تعديلات في الهيكل الحالى بحيث يتم اضافة أو دمج وحدات وما الى ذلك.

على أن الهدف النهائي سيكون بناء هيكل تنظيمي قوي يتناسب ومتطلبات العمل.

ثالثاً: الوصف الوظيفي :

تهدف هذه العملية الى تحقيق المعيارية والقياسية في اختيار الموظفين لشغل الوظائف وذلك عن طريق اعداد بطاقات الوصف الوظيفي التي تشمل على :

• المسمى الوظيفي.
• موقع الوظيفة على الهيكل التنظيمي.
• نوع الاشراف على الوظيفة (إشراف مباشر – غير مباشر).
• المسمى الوظيفي للمشرف.
• مهام ومسئوليات شاغل الوظيفة.
• ظروف العمل المثلى.
• الأدوات الواجب توافرها لإداء مهام الوظيفة.
• الخبرات العملية المطلوبة.
• التأهيل العلمي المطلوب.
• القدرات والمهارات المطلوبة.

وسيتم أولا الاتفاق على المسميات الوظيفية المستخدمة بحيث تكون موحدة ومحددة، يلي ذلك الخطوات التالية:

1. اختيار نموذج التوصيف الوظيفي المناسب.
2. تحديد أولويات الوصف الوظيفي وترتيب الوظائف حسب نوعها والبدء بالوظائف في المستوى الاداري الادنى.
3. البدء في توزيع النماذج على العاملين وتحديد موعد لاستلامها مستوفاه.
4. بعد الانتهاء من كافة الوظائف في المستوى الاداري الأدنى، يتم تصعيد النماذج

الى المستوى الاداري الأعلى لمراجعتها واضافة وحذف ما يجب من المسئوليات والمهام وغيرها.

5. بعد الانتهاء من استيفاء النماذج من جانب المستوى الاداري الاعلى يتم تصعيدها الى المستوى الاداري النهائي لاضافة وحذف وتعديل ما تم كتابته في المستويين السابقين.
6. بذلك يكون قد تم الانتهاء من استيفاء نماذج الوصف الوظيفي فتبدأ المرحلة الأهم وهي إجراء التوصيف الوظيفي للوظائف المختلفة.
7. وبعد الانتهاء منها يكون قد تم الانتهاء من هذه المرحلة تماماً ويبدأ في الاستخدام الفعلى للبطاقات في سياسات التعيين والتدريب وتخطيط الموارد البشرية.

المرحلة الثانية اعداد اللوائح المنظمة لسير العمل:

 

وفي هذه المرحلة يتم اعداد اللوائح الداخلية المنظمة لسير العمل والتي تحدد.

1.نظام التعيين والتدرج الوظيفي (طريقة الاختيار – المقابلة الشخصية – العلاقات مع جهات التوظيف – قاعدة معلومات التوظيف).

2. نظام الأجور.
3. الحضور والإنصراف والعمل الاضافي.
4. نظام الحوافز والمكافآت (تحفيز مادي – تحفيز معنوي).
5. نظام التدريب وتنمية الأداء (موظفون جدد – موظفون).
6. الاجازات.
7. نظام تقييم الأداء.

 

المرحلة الثالثة الدراسات والمعدلات الدورية :

في هذه المرحلة يتم حصر ودراسة المعدلات الدورية التي ستقوم ادارة الموارد البشرية بعملها بصورة دورية وعرضها على الادارة ومنها :

1. معدل الانجاز لقسم/شهر.
2. معدل الانجاز لموظف/شهر.
3. معدل دوران العمل.
4. معدلات أخرى.
5. دراسات تقييمية.

وفي هذه المرحلة يجب دراسة نظام تقيم الاداء اذ ان الهدف الاساسي من تقييم الاداء هو الوقوف على معدل تحقق الخطة الموضوعة سلفاً، تشخيص العوائق التي تحول دون ذلك. وتقييم الاداء هو العملية الوحيدة التي يمكن من خلالها تقييم  نظام العمل بكامله، بحيث يتعرض التقييم لكافة الجوانب والأنشطة المتصلة بآداء الفرد والمؤثرة فيه بالسلب أو الإيجاب. فعندما يقيم أداء الافراد يقيم اداء النظام بكامله.

 

خطوات تقييم الاداء:

يتم اختيار نماذج التقييم المناسب لكل وظيفة فهناك نماذج للوظائف الفنية وأخرى للوظائف الخدمية تختلف فيما بينها في عناصر التقييم ودرجات التقييم أيضاً وذلك على النحو التالي :

يتم التقييم بصورة ربع سنوية اذ تقوم ادارة الموارد البشرية بتعبئة النماذج الخاصة بالوظائف وتسليمها للسادة مشرفي الأقسام يقوم مشرفي الأقسام بتقييم أداء الافراد من النواحي الإنتاجية والفنية وذلك بوضع درجة معينة أمام كل عنصر من عناصر التقييم ثم ترد النماذج الى ادارة الموارد البشرية لتقييم الجوانب السلوكية للأفراد بناء على عدد أيام الغياب التي قام بها الفرد وعدد ساعات التأخير وعدد أيام الاجازات الموقعة عليه خلال فترة التقييم بعدها تقوم ادارة الموارد البشرية باحتساب التقييم العام بخصم درجات التقييم السلوكي من الدرجات الانتاجية والفنية.

ويعد الكشف النهائي للتقييم ويرفع الى السيد المدير العام للاعتماد. ويتم عمل اخطار لكل فرد يوضح فيه التقييم الانتاجي والفني والتقييم السلوكي والتقييم العام.

في حالة ورود تظلمات بخصوص التقييم الفني يتم ارسالها الى مشرف القسم المختص لمناقشة الفرد بشأنها.

في حالة ورود تظلمات بخصوص التقييم السلوكي تقوم ادارة الموارد البشرية بأعلام المتظلم بالعناصر التي تم تقييمه بها ودرجات كل عنصر بالتفصيل ومناقشة ذلك معه (حتى يتم تلافي أي اخطاء تكون قد حدثت اثناء احتساب أيام الغياب والإجازات وساعات التأخير).

يتم وضع صورة من اخطار تقييم الأداء بملف الفرد في حالة وجود أخطاء يتم تعديل الكشف النهائي وحفظه ويضاف اليه الاحصائيات التالية :

نسبة التقييم    “ممتاز”      بالنسبة للمديرية , للقسم , للدائرة , او الكل.

نسبة التقييم    “جيد”         بالنسبة للمديرية للقسم , للدائرة ككل.

نسبة التقييم    “مقبول”      بالنسبة للمديرية  للقسم , للدائرة ككل.

نسبة التقييم    “ضعيف”    بالنسبة للمديرية للقسم , للدائرة ككل.

نسبة التقييم    “ممتاز”       بالنسبة لكل قسم.

نسبة التقييم    “جيد” بالنسبة لكل قسم.

نسبة التقييم    “مقبول”       بالنسبة لكل قسم.

نسبة التقييم    “ضعيف”     بالنسبة لكل قسم.

تحليل تقييم الاداء:

تقوم ادارة الموارد البشرية بناء على تقييم الاداء باعداد تقرير يحلل المعدل العام للتقييم في كل قسم والاسباب التي جعلت التقييم بهذا الشكل وما يجب اتخاذه من إجراءات لرفع آداء الموظفين.

 

المرحلة الرابعة وضع خطة تنمية وتطوير أداء الافراد.

متى يحتاج الى هذه المرحلة ؟

يتم الاستعانة بهذه المرحلة في احدى حالتين :

1. دخول افراد جدد الى فريق العمل حيث غالباً ما يحتاج الموظفون الجدد الى تنمية مهاراتهم في جانب معين وتدريبهم على اكتساب مهارات جديدة.
2. انخفاض مستوى الاداء الخاص بالفرد أو ثباته عند حد معين.

وفيما يلي توضيح الحالتين بشيء من التفصيل .

• إعداد خطة توجيه الموظفين الجدد:

وهي خطة لمدة ثلاثة شهور يتم اعدادها بهدف توجيه الموظف الجديد وتوفير التغذية المرتجعة له وحل ما قد يواجهه من صعوبات أو عوائق تحول دون تقدمه في اكتساب الخبرات على النحو التالي :

1. بعد اتخاذ القرار بتعيين الموظف الجديد يتم وضعه تحت التعيين لمدة ثلاثة أشهر.
2. يقوم مسؤول الموارد البشرية بمقابلة الموظف الجديد لتعريفه بنظام التوجيه والارشاد وكيفية التصرف عند وجود عائق ما أو الحاجة الى معلومات حول موضوع معين.
3. يقوم مشرف القسم بتحديد نقاط الضعف في اداء الموظف الجديد وعمل خطة زمنية لعلاجها (خطة تنمية آداء موظف جديد) كما يقوم بتدريب الموظف والاشراف المباشر على عمله وتقديم التغذية المرتجعة له بصورة فورية.
4. في حالة وجود مشكلات أخرى ترتبط بأدوات العمل أو النواحي الادارية أو الحاسوبية أو غيرها يقوم الموظف الجديد بالاستفسار من ادارة الموارد البشرية التي تقوم على حل المشكلة أو توفير المعلومات المطلوبة عن طريق الاتصال بالشخص المسؤول والوقوف على المشكلة حتى يتم حلها.
5. يقوم مشرف القسم وادارة الموارد البشرية بإعداد تقرير شهري حول أداء الموظف والنواحي السلوكية والاجتماعية للموظف والتقدم الذي تم تحقيقه في علاج نقاط الضعف لديه أو إكسابه مهارات جديدة ويصعد هذا التقرير الى المدير العام.
6. في نهاية فترة التدريب يتم عمل تقرير شامل يشمل توصيف فني ودقيق للجوانب المهارية لدى الموظف وما تحقق من الخطة التي وضعت لتطوير ادائه وتنمية مهاراته، مذيلاً برأي المشرف في استمرار الموظف من عدمه أو نقله الى وظيفة أخرى.

• انخفاض مستوى الاداء الخاص بالفرد أو ثباته عند حد معين.

وهذه الخطوة تعتمد على نتائج عملية الاداء التي سبق تنفيذها وذلك على النحو التالي:

1. تقوم ادارة الموارد البشرية بحصر الافراد الذي يقل آدائهم أو يساوي “متوسط”.
2. تقوم الادارة بمناقشة أسباب ذلك مع مشرف كل قسم وتطلب منه تحديد نقاط ضعف الفرد وكيفية علاجها وما المهارات التي يجب اكسابها للفرد لرفع معدل أدائه .
3. يتم عمل خطة تطوير وتنمية آداء الموظف عن طريق مشرف القسم بمشاركة ادارة الموارد البشرية وتحدد هذه الخطة ما يلي:
   1. اسم الموظف.
   2. تاريخ تعيينه.
   3. المسمى الوظيفي.
   4. آخر ثلاثة تقييمات أداء حصل عليها الموظف.
   5. اسباب انخفاض معدل الاداء.
   6. المدة الزمنية لتنفيذ الخطة.
   7. المهارات التي يجب اكسابها له والمدة الزمنية لكل منها.
   8. مستوى الاتقان المطلوب لكل مهارة.
   9. البدائل المتوفرة في حالة عدم حدوث التحسن المطلوب (نقل – تحويل مسار وظيفي – دورات تدريبية متخصصة – الاستغناء).
   10. توقيع مشرف القسم ومسئول الموارد البشرية.
   11. توقيع الموظف بالعلم وموافقته على نتائج خطة تطوير الاداء.

وفي الختام ولكي يكون هذا النموذج متكامل ننصح بقيام ادارة الموارد البشرية بالاتي:-

• اعداد دليل الموظف:

دليل الموظف هو عبارة عن كتيب صغير يقدم تعريفاً بالمديرية او القسم او الدائرة …الخ وأنشطتها وأقسام العمل داخلها وتعريف موجز بكل قسم، كذلك يبين الهيكل التنظيمي للمديرية ووحداته وأسماء الاشخاص الشاغلين لهذه الوحدات.

ويعرف الموظف بالاجراءات المتبعة في انجاز المهام الادارية  المختلفة وغيرها مثل كيفية اعتماد اجازة سنوية أو مرضية أو إمكانية العمل لساعات اضافية وكيف تحتسب ….الخ.

الخطوات التنفيذية لأعداد دليل الموظف :

1. تقوم ادارة الموارد البشرية بتعريف السادة رؤساء الاقسام بمشروع الدليل وتحدد لهم عدد من الاسئلة ليجيبوا عنها والتي تقدم تعريفاً بأقسامهم وما يسند اليهم من ادوار وتحدد مدة زمنية للحصول على المعلومات مستوفاه.
2. تقوم ادارة الموارد البشرية باعداد المعلومات وتحريرها وتجهيزها على الشكل المناسب وعرضها على السادة مشرفي الاقسام لإبداء الرأي.
3. بعد ورود التعديلات – اذا وجدت تعديلات – يتم تنفيذها ورفع الشكل النهائي للسيد المدير العام لإبداء الرأي والاعتماد.
4. يتم طباعة الدليل وتوزيعه على الموظفين الحاليين، واعتبار تسليمه للموظف الجديد احد اجراءات التعيين فيما بعد.
5. يوضع في الحسبان اجراء التعديلات المطلوبة كل فترة من الزمن على مادة الدليل اذا كان هناك ما يجب تعديله.

 

• دراسة الاحتياجات التدريبية الحالية.

في هذه المرحلة من مراحل العمل وبناء على ما يلاحظ من وجود عقبات فنية لدى الموظفين خاصة الجدد منهم لذلك يجب دراسة الاحتياجات التدريبة للوقوف على الجوانب التي تحتاج الى تدريب عملي لتقويتها لدي العاملين ووضع الخطة لتنفيذ التدريب بصورة تحقق رفع الاداء.

وبناء على نتائج هذه الدراسة يتم وضع خطة تدريب فورية وتنفيذها تلافياَ للمشكلات التي تشكل عائقاً أمام العاملين.

وهنا نشير الى انه يمكن حصر وعلاج المشكلات ونقاط الضعف في اداء العاملين باستخدام هذه الطريقة أو باستخدام خطة تطوير وتنمية اداء العاملين وان كانت خطة تطوير العاملين تعطي نتائج أشمل وتتناول جوانب متعددة تؤثر على اداء العاملين وليس فقط النواحي التدريبية.

تم اعداد هذه الدراسة بالاعتماد على المصادر التالية .

1- العريقي , منصور محمد , ادارة الموارد البشرية , دار الكتاب الجامعي , صنعاء , 2012.

2- جميل , عبد الكريم احمد , تدريب وتنمية الموارد البشرية , الجنادرية , عمان , 2015

3- الاكلبي , عائض شافي , تحليل الوظائف وتصميمها في الموارد البشرية , اليازوري , الاردن , 2012.

4- الكلالدة , طاهر محمود , استراتيجيات ادارة الموارد البشرية , عالم الثقافة , عمان ,2011.

5- الحريري , رافدة , اتجاهات حديثة في ادارة الموارد البشرية , اليازوري , عمان ,2008.